Kun lasku jää maksamatta tai tuote ei vastaa sovittua
Raha-asioiden riidat alkavat harvoin suuresta erimielisyydestä. Useammin joku on luvannut jotain suullisesti, lasku on unohtunut tai ostettu tavara osoittautuu vialliseksi, eikä mitään ole kirjattu. Reklamaatio, maksumuistutus ja maksuvaatimus ovat kirjallisia ilmoituksia, joilla asia etenee rauhallisesti ja jälkikäteen todennettavasti.
Pohjat ovat Word- ja PDF-tiedostoja, jotka muokkaat omilla tiedoillasi. Autojen, veneiden ja muiden kauppojen sopimukset löytyvät sivulta Kauppakirjat. Lainat, takaukset ja velkakirjat ovat omalla sivullaan Velkakirjat ja lainat.
Mikä pohja sopii mihinkin tilanteeseen?
| Tilanne | Pohja | Milloin se sopii |
|---|---|---|
| Ostit kaupasta tai yritykseltä jotain, joka ei toimi tai ei vastaa sovittua | Reklamaatio yritykselle | Kuluttajan virheilmoitus elinkeinonharjoittajalle, sekä tavaran kauppaan että palveluun. |
| Ostit käytetyn tavaran yksityishenkilöltä ja siinä on virhe | Reklamaatio yksityiselle myyjälle | Kirjallinen virheilmoitus, jossa esität myyjälle vaatimuksesi. |
| Remontti tai urakka on viivästynyt tai siinä on työvirhe | Reklamaatio urakoitsijalle | Tilaajana vaadit urakoitsijalta oikaisua kirjallisesti. |
| Toimittaja toimitti väärää tavaraa tai myöhästyi | Reklamaatio toimittajalle | Yritysten välinen kauppa: toimituksen yksilöinti, tarkastus ja ostajan vaatimus. |
| Asunnosta löytyy virhe kaupan jälkeen | Virheilmoitus asuntokaupassa | Ilmoitus myyjälle virheestä ja vaatimuksesta. |
| Yritysasiakas ei ole maksanut laskuaan | Maksumuistutus yritysasiakkaalle | Ensimmäinen kirje yritykseltä toiselle erääntyneestä laskusta. |
| Yksityishenkilö on jäänyt sinulle velkaa | Maksuvaatimus yksityishenkilölle | Velkojana on yksityishenkilö ja haluat vaatia maksua kirjallisesti. |
| Velallinen haluaa maksaa erissä | Maksusuunnitelma | Erääntynyt saatava maksetaan sovituissa erissä. |
| Annat rahaa lahjaksi | Rahalahjakirja | Lahja kirjataan, jotta se voidaan myöhemmin todistaa. |
| Vahinko on tapahtunut ja korvaus halutaan sopia | Vahingonkorvaussopimus | Korvausvelvollinen ja vahinkoa kärsinyt sopivat määrästä ja maksuaikataulusta. |
Näin kirjoitat reklamaation, joka tulee luetuksi
- Kuvaa, mitä ostit, milloin ja millä hinnalla. Liitä kuitti tai tilausvahvistus.
- Kerro konkreettisesti, mikä on vialla ja milloin huomasit sen. Valokuvat auttavat.
- Sano suoraan, mitä vaadit: korjausta, uutta tuotetta, hinnanalennusta tai rahojen palautusta.
- Anna vastaanottajalle kohtuullinen aika vastata ja kirjaa päivämäärä näkyviin.
- Lähetä tavalla, josta jää jälki, ja säilytä kopio.
Ilmoita virheestä heti, kun huomaat sen. Viivyttely heikentää asemaasi lähes aina. Tarkista ajankohtaiset määräajat kuluttajaneuvonnasta tai muulta viranomaiselta, koska ne riippuvat tilanteesta.
Maksumuistutuksesta maksuvaatimukseen
Kun maksu on myöhässä, ensimmäinen kirje on yleensä rauhallinen muistutus. Jos se ei auta, seuraava vaihe on tiukempi maksuvaatimus. Kirjeestä pitää käydä ilmi, mistä saatavasta on kyse, paljonko se on, mikä on uusi eräpäivä ja mitä tapahtuu, jos maksua ei kuulu. Usein asia ratkeaa nopeammin, kun velalliselle tarjotaan samalla mahdollisuutta maksaa erissä. Silloin sovitaan erillinen aikataulu.
Yleisimmät sudenkuopat
- Vaatimus on epämääräinen: summaa, laskunumeroa tai eräpäivää ei mainita.
- Sävy on liian kiukkuinen. Asiallinen kirje on tehokkaampi ja toimii todisteena.
- Viesti lähtee vain puhelimitse tai tekstiviestillä, jolloin sisältöä on vaikea todistaa.
- Useita vaatimuksia ei eritellä, vaan kaikki kirjoitetaan yhteen kappaleeseen.
- Kopiota ja vastaanottokuittausta ei säilytetä.
Lisää käytännön vinkkejä netistä ostamiseen ja myyntiin: Käytetyn tavaran kauppa netissä. Taloussopimusten yleiskuva löytyy oppaasta Velkakirja, kauppakirja ja kuitit.
Usein kysyttyä
Miten kirjoitan reklamaation mallin avulla?
Valitse tilanteeseesi sopiva reklamaatio malli taulukosta, täytä tuotteen tiedot, virheen kuvaus ja vaatimus ja tulosta tai lähetä PDF-tiedosto. Pohja on Wordissa, joten voit muokata tekstiä vapaasti.
Mikä ero on maksumuistutuksella ja maksuvaatimuksella?
Maksumuistutus on asiallinen ensimmäinen kirje. Maksuvaatimus on painokkaampi ja vaatii saatavan suorittamista. Pohjista löytyy omat versiot yritysasiakkaalle ja yksityishenkilölle.
Voiko maksumuistutuspohjaa käyttää myös yksityishenkilölle?
Yritysasiakkaalle on oma maksumuistutuspohjansa, ja yksityishenkilön maksuvaatimukselle toinen. Valitse se, joka vastaa velallisen ja velkojan asemaa.
Voinko sopia maksun erissä?
Voit. Maksusuunnitelma-pohjaan kirjataan maksuerät ja eräpäivät, ja se tehdään velkojan ja velallisen kesken.
Ovatko pohjat Word- vai PDF-muodossa?
Molemmissa. Muokkaat Word-tiedostoa ja tallennat valmiin lomakkeen halutessasi PDF:ksi.