Työnantajan paperityö alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää
Pienyrittäjä huomaa nopeasti, että henkilöstöasioihin liittyy monta kirjallista vaihetta. Tähän sivuun on koottu työnantajan HR-lomakkeet ja asiakirjapohjat työsuhteen eri vaiheisiin. Aloita siitä vaiheesta, jossa olet nyt.
1. Palkkaaminen
Itse työsopimukset ovat omalla sivullaan: Työsopimukset. Siellä on pohjat vakituiselle, määräaikaiselle, osa-aikaiselle ja kesätyöntekijälle sekä muihin työsuhdemuotoihin. Palkkaamisen tueksi voit käyttää rekrytointisopimusta, jos työntekijää etsii rekrytointiyritys, tai henkilöstövuokraussopimusta, jos työntekijä tulee vuokrayrityksen kautta.
2. Perehdytys ja työn aloitus
Perehdytyksen kuittauslistalla kirjaat, että työsuhteen perusasiat, työpaikan tavat ja turvallisuusasiat on käyty läpi. Kun sovitut ehdot myöhemmin muuttuvat, apuna on työsopimuksen muutossopimus.
3. Arki työpaikalla
- Työaikapankkisopimus auttaa sopimaan saldon kerryttämisestä ja käytöstä.
- Opintovapaahakemuksella työntekijä hakee vapaata ja työnantaja kirjaa ratkaisunsa samaan lomakkeeseen.
- Korvaavan työn sopimus sopii tilanteeseen, jossa työntekijän työkyky on osittain alentunut.
- Työkokeilusopimus tehdään järjestäjän, osallistujan ja työvoimaviranomaisen välille.
4. Kun jokin menee pieleen
Ensimmäinen vaihe on usein huomautus työntekijälle, jolla korjataan epäkohta ilman irtisanomisuhkaa. Jos asia jatkuu, käyttöön tulee kirjallinen varoitus. Ennen työsuhteen päättämistä työntekijää kuullaan, ja kuulemistilaisuuden muistioon kirjataan perusteet, osallistujat ja työntekijän näkemys.
5. Lomautus ja työsuhteen päättyminen
Kun työt vähenevät, apuna on lomautusilmoitus, johon kirjataan perusteet, ajankohta, kesto ja työntekijän oikeudet. Irtisanomiseen, koeajan purkuun ja työtodistukseen liittyvät lomakkeet löydät omalta sivultaan: Irtisanominen ja työtodistus.
Lyhyt tarkistuslista työnantajalle
- Kirjaa jokainen tärkeä päätös ja sovittu ehto kirjallisesti.
- Anna työntekijälle oma kappale jokaisesta allekirjoitetusta asiakirjasta.
- Säilytä asiakirjat turvallisesti ja selvitä, miten kauan niitä pitää säilyttää.
- Tarkista ajantasaiset säännöt ja määräajat viranomaisen ohjeista sekä alasi työehdoista, sillä ne vaihtelevat tilanteittain.
- Muokkaa pohja omaan tilanteeseesi ja poista tarpeettomat kohdat.
Yleisimmät virheet henkilöstöasiakirjoissa
Kiire on tavallisin syy puutteellisiin asiakirjoihin. Päivämäärät jäävät puuttumaan, työntekijän näkemystä ei kirjata tai kopio jää antamatta. Varoitus ilman aiempaa keskustelua on usein turhan raju askel, ja huomautus ilman seurantaa jää vaikutuksettomaksi. Sovi aina, milloin asiaa seurataan, ja kirjaa se paperille. Kun tilanne on epäselvä, kysy neuvoa työnantajaliitosta tai viranomaisen neuvontapalvelusta ennen kuin allekirjoitat mitään.
Työnantajan kysymyksiä
Mitä HR-lomakkeita pienen yrityksen kannattaa pitää valmiina?
Perusvalikoimaan kuuluvat työsopimus, perehdytyksen kuittauslista, huomautuksen ja varoituksen pohjat sekä lomautus- ja irtisanomisasiakirjat.
Mistä saan lomautusilmoituksen pohjan?
Lomautusilmoituksen lomake ja pohja on ladattavissa Word- ja PDF-muodossa. Pohjassa on kohdat perusteelle, ajankohdalle, kestolle ja työntekijän oikeuksille.
Mikä ero on huomautuksella ja varoituksella?
Huomautuksella korjataan havaittu epäkohta ilman irtisanomisuhkaa. Varoitus on kirjallinen ja sisältää perusteen, korjausvaatimuksen ja seuraamukset.
Voinko käyttää samoja pohjia eri työntekijöille?
Voit, mutta täytä jokainen asiakirja erikseen ja tarkista, että tiedot vastaavat kyseisen työntekijän tilannetta.
Missä muodossa pohjat toimitetaan?
Kaikki ladataan Word- ja PDF-tiedostoina. Word-versiota voi muokata, ja PDF-versio sopii tulostettavaksi.
Mistä löydän työsopimuspohjan ja työtodistuksen?
Työsopimukset on koottu omalle sivulleen, ja työtodistus löytyy irtisanomisasiakirjojen luota. Molempiin on linkit tämän sivun alussa ja lopussa.
Lisää yrityksen tärkeistä sopimuksista kerrotaan oppaassa 10 tärkeintä asiakirjaa, jotka jokainen yrittäjä tarvitsee.