Osakeyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirja — Pöytäkirjamalli Word & PDF

Yhtiökokouksen pöytäkirja on asiakirja, johon merkitään osakeyhtiön yhtiökokouksessa käsitellyt asiat, tehdyt päätökset ja valitut toimihenkilöt. Pöytäkirja on yhtiön hallinnon keskeinen asiakirja: sen pohjalla voidaan todistaa, mitä kokouksessa on päätetty ja kuka on valittu mihinkin tehtävään. Pöytäkirja on toimitettava rekisteröitäväksi, ja se on säilytettävä vähintän kymmenen vuotta.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tarkoitettu osakeyhtiöiden ja asunto-osakeyhtiöiden sihteereille ja hallituksen jäsenille, joiden tehtävänä on laatia yhtiökokouksen pöytäkirja. Se sopii sekä varsinaiseen yhtiökokoukseen että ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joissa käsitellään tilinpäätös, vastuuvapaus, hallituksen valinta ja tilintarkastajien valinta. Pohja on rakennettu yleisten sääntömääräysten pohjalta, mutta jokaisen yhtiön säännöt ovat erilaiset, joten jäsennystä on syytä tarkastaa sääntöjen pohjalta.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 16 osioon, jotka kattavat yhtiökokouksen pöytäkirjan rakenteen:

• Yhtiö ja kokous — mitä pöytäkirjalla todistetaan ja sen suhde rekisteröintiin.
• Kokouksen avaaminen — yhtiön nimi, Y-tunnus ja kotipaikka.
• Puheenjohtajan, sihteerin ja tarkastajien valinta — kyseessä oleva kokous: varsinainen vai ylimääräinen yhtiökokous.
• Laillisuus ja päätösvaltaisuus — päiväys, kellonaika ja paikka, jossa kokous on pidetty.
• Ääniluettelo ja läsnäolijat — kuka on kutsunut kokouksen koolle, miten kutsu on toimitettu ja milloin.
• Esityslistan hyväksyminen — kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja läsnäolevat osakkaat tai edustajat.
• Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittäminen — kokouksen päätösvaltaisuus ja perustelu sen todistamiseksi.
• Tilinpäätöksen vahvistaminen — aiempien kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen.
• Taseen osoittaman voiton käyttäminen — tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittäminen ja hyväksyminen.
• Vastuuvapaus — tilintarkastajien kertomuksen esittäminen ja mahdolliset varaukset.
• Hallituksen jäsenten palkitseminen ja valinta — vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille.
• Tilintarkastajan valinta ja palkkio — seuraavan tilikauden toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen.
• Muut yhtiöjärjestyksen mukaiset asiat — hallituksen jäsenten, puheenjohtajan ja varajäsenten sekä muiden toimihenkilöiden valinta.
• Äänestykset ja eriävät mielipiteet — tilintarkastajien ja heidän varamiestensä valinta.
• Kokouksen päättäminen — vapaat kentät muille kokouksessa käsitellyille asioille.
• Allekirjoitukset — puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset ja päiväys.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Täytettävät kentät ja valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Läsnäolijat kirjataan nimillä, ja päätökset on jäsennelty valmiisiin kohtiin. Pohja on rakennettu yleisten sääntöjen pohjalta, mutta jokaisen yhtiön säännöt ovat erilaiset, joten jäsennystä on syytä tarkastaa ja tarvittaessa muokata omien sääntöjen mukaiseksi.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.