Tietosuojaseloste — Verkkosivun mallipohja Word & PDF

Tietosuojaseloste on rekisterinpitäjän antama informointi rekisteröidylle. Se on julkinen asiakirja, joka asetetaan verkkosivuille tai muuten toimitetaan rekisteröidyille. Seloste on eri asiakirja kuin sisäinen seloste käsittelytoimista: tämä on tarkoitettu rekisteröidylle, kun taas sisäinen seloste on tarkoitettu valvontaviranomaiselle.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja sopii yrityksille, yhdistyksille ja säätiöille, joiden on annettava rekisteröidyille tietoa henkilötietojen käsittelystä. Se on oikea valinta silloin, kun käsittely perustuu sopimukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen, suostumukseen tai oikeutettuun etuun, ja rekisterinpitäjänä on yksityinen taho. Pohja kattaa asiakasrekisterin, henkilöstöhallinnon, rekrytoinnin ja muut yleiset käsittelyt. Jos käsittelystä on laadittava myös sisäinen seloste valvontaviranomaiselle, käytä sen sijaan selostepohjaa käsittelytoimista.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 12 osioon, jotka kattavat rekisteröidylle annettavan informoinnin:

• Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot — seloste on rekisteröidylle annettava informointi rekisterinpitäjän tietojenkäsittelystä, ei sisäinen seloste.
• Mitä tietoja käsittelemme — rekisterinpitäjän nimi, Y-tunnus, osoite ja yhteystiedot sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot.
• Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella — käsiteltävät tiedot ryhmittäin ja kunkin tietoryhmän käsittelytarkoitus omin sanoin.
• Mistä tiedot saadaan — valintaruudut: sopimus, lakisääteinen velvoite, suostumus, oikeutettu etu, ja sovellettava kansallinen säännös.
• Tietojen luovuttaminen ja vastaanottajat — käsiteltävät henkilötietoryhmät luokiteltuina, arvioitu rekisteröityjen määrä ja valintaruudut erityisille tiedoille ja henkilötunnukselle.
• Siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle — ensisijainen tietolähde sekä muut tietolähteet.
• Kuinka kauan säilytämme tietoja — säilytysajat ja poistamisen periaatteet.
• Tietojen suojaaminen — vastaanottajaryhmät, käsittelysopimukset ja valintaruudut siirroille kolmansiin maihin perusteineen.
• Evästeet — tarkastus-, oikaisu-, poisto- ja vastustamisoikeus, oikeus peruuttaa suostumus ja oikeus valittaa valvontaviranomaiselle.
• Sinun oikeutesi — valintaruudut sille, käytetäänkö automaattista päätöksentekoa, ja rekisteröidyn oikeus vastustaa sitä.
• Automaattinen päätöksenteko — yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista.
• Selosteen muuttaminen — mistä rekisteröity voi pyytää lisätietoa ja miten hän voi käyttää oikeuksiaan.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut ja täytettävät kentät toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Rastita oikeusperusteet ja tietoryhmät, täytä säilytysajat ja vastaanottajat, ja julkaise valmis seloste verkkosivuillasi. Pohja on suunniteltu yhdelle rekisterinpitäjälle: jos käsittelytoimia on useita, laadi jokaisesta erillinen seloste.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.