Yhdistyksen vuosikokouksen pöytäkirja – Muokattava pohja | Word & PDF

Yhdistyksen vuosikokouksen pöytäkirja on asiakirja, johon merkitään kokouksessa käsitellyt asiat, tehdyt päätökset ja valitut toimihenkilöt. Pöytäkirja on yhdistyksen hallinnon keskeinen asiakirja: sen pohjalla voidaan todistaa, mitä kokouksessa on päätetty ja kuka on valittu mihinkin tehtävään.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tarkoitettu yhdistysten, säätiöiden, osuuskuntien ja muiden yhteisöjen sihteereille ja hallituksen jäsenille, joiden tehtävänä on laatia vuosikokouksen pöytäkirja. Se sopii säännöllisiin vuosikokouksiin, joissa käsitellään tilinpäätös, toimintakertomus, toiminnantarkastajien kertomus ja valitaan hallitus, toimihenkilöt ja tilintarkastajat. Pohja on rakennettu yleisten sääntömääräysten pohjalta, mutta jokaisen yhdistyksen säännöt ovat erilaiset, joten jäsennystä on syytä tarkastaa sääntöjen pohjalta.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 16 osioon, jotka kattavat vuosikokouksen pöytäkirjan rakenteen:

• Yhdistys ja kokous — mitä pöytäkirjalla todistetaan ja sen suhde rekisteröintiin.
• Kokouksen avaaminen — yhdistyksen nimi, Y-tunnus ja kotipaikka.
• Puheenjohtajan, sihteerin ja tarkastajien valinta — kyseessä oleva kokous: vuosikokous vai ylimääräinen.
• Laillisuus ja päätösvaltaisuus — päiväys, kellonaika ja paikka, jossa kokous on pidetty.
• Läsnäolijat ja äänioikeus — kuka on kutsunut kokouksen koolle, miten kutsu on toimitettu ja milloin.
• Esityslistan hyväksyminen — kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja läsnäolevat jäsenet, joilla on äänioikeus.
• Toimintakertomus ja tilinpäätös — kokouksen päätösvaltaisuus ja perustelu sen todistamiseksi.
• Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaus — aiempien kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen.
• Toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksut — tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittäminen ja hyväksyminen.
• Hallituksen valinta — toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien kertomuksen esittäminen.
• Toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan valinta — vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille.
• Muut kokouskutsussa mainitut asiat — seuraavan tilikauden toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen.
• Äänestykset ja eriävät mielipiteet — hallituksen jäsenten, puheenjohtajan ja varajäsenten sekä muiden toimihenkilöiden valinta.
• Muut esille tulleet asiat ja kokouksen päättäminen — toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien ja heidän varamiestensä valinta.
• Pöytäkirjan nähtävilläolo — vapaat kentät muille kokouksessa käsitellyille asioille.
• Allekirjoitukset — puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoitukset ja päiväys.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Täytettävät kentät ja valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Läsnäolijat kirjataan nimillä, ja päätökset on jäsennelty valmiisiin kohtiin. Pohja on rakennettu yleisten sääntöjen pohjalta, mutta jokaisen yhdistyksen säännöt ovat erilaiset, joten jäsennystä on syytä tarkastaa ja tarvittaessa muokata omien sääntöjen mukaiseksi.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.