Yhdistyksen vuosikokouksen pöytäkirja – Muokattava pohja | Word & PDF

Yhdistyksen vuosikokouksen pöytäkirja on asiakirja, johon kirjataan yhdistyksen sääntömääräisessä vuosikokouksessa tehdyt päätökset. Pohja seuraa tavanomaista vuosikokouksen esityslistaa: kokouksen avaaminen ja järjestäytyminen, toimintakertomus ja tilinpäätös, vastuuvapaus, toimintasuunnitelma ja talousarvio, jäsenmaksut sekä hallituksen ja tarkastajan valinta. Allekirjoitettu pöytäkirja on yhdistyksen keskeisin vuosittainen asiakirja.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tarkoitettu yhdistysten hallituksille, puheenjohtajille ja kokousten sihteereille sekä kaikille, jotka vastaavat vuosikokouksen valmistelusta pienessä tai keskisuuressa yhdistyksessä. Se sopii urheiluseuroille, harrastusyhdistyksille, ammatillisille yhdistyksille ja kyläyhdistyksille. Pöytäkirjaa tarvitaan hallituksen muutosten rekisteri-ilmoitukseen, avustushakemusten liitteeksi ja jäsenille nähtäväksi. Pohja soveltuu myös yhdistyksille, jotka valitsevat toiminnantarkastajan tilintarkastajan sijaan, sillä molemmat vaihtoehdot on merkitty valmiiksi.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu kuuteentoista osioon, jotka seuraavat vuosikokouksen esityslistaa:

• Yhdistys ja kokous — yhdistyksen nimi, rekisterinumero, Y-tunnus ja kotipaikka, pöytäkirjan numero, kokouspäivä ja kellonajat, kokouspaikka tai etäosallistumisen tapa sekä tilikausi.
• Kokouksen avaaminen — kokouksen avaaja sekä kokouskutsun toimituspäivä ja toimitustapa.
• Puheenjohtajan, sihteerin ja tarkastajien valinta — kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa sekä ääntenlaskijat.
• Laillisuus ja päätösvaltaisuus — valintaruudut sille, todettiinko kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi vai esitettiinkö laillisuudesta huomautus.
• Läsnäolijat ja äänioikeus — läsnä olevat jäsenet, äänioikeutetut jäsenet ja muut läsnäolijat.
• Esityslistan hyväksyminen — esityslistan hyväksyminen ja siihen tehdyt muutokset.
• Toimintakertomus ja tilinpäätös — tilikausi, tuotot ja kulut, tilikauden tulos, taseen loppusumma sekä tarkastuskertomuksen päiväys ja lausunto.
• Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaus — valintaruudut toimintakertomuksen hyväksymiselle, tilinpäätöksen vahvistamiselle ja vastuuvapauden myöntämiselle hallitukselle ja muille tilivelvollisille sekä päätöksen lisätiedot.
• Toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksut — toimintasuunnitelman pääkohdat, talousarvion tuotot ja kulut sekä jäsenmaksuista päättäminen.
• Hallituksen valinta — hallituksen jäsenten lukumäärä, toimikauden pituus, valitut jäsenet ja rekisteri-ilmoituksesta vastaava henkilö.
• Toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan valinta — valintaruudut toiminnantarkastajan ja varatoiminnantarkastajan tai tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinnalle nimikenttineen.
• Muut kokouskutsussa mainitut asiat — kaksi vapaata kohtaa asialle ja päätökselle.
• Äänestykset ja eriävät mielipiteet — äänestysten kirjaaminen sekä eriävä mielipide ja sen esittäjä.
• Muut esille tulleet asiat ja kokouksen päättäminen — keskustelussa esille tulleet asiat, joista ei tehdä päätöstä, sekä kokouksen päättymisaika.
• Pöytäkirjan nähtävilläolo — pöytäkirjan säilytyspaikka ja se, missä ja milloin pöytäkirja on jäsenten nähtävillä.
• Allekirjoitukset — puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjan tarkastajan allekirjoitukset.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Rastita vastuuvapautta ja tarkastajan valintaa koskevat kohdat, täytä talousluvut ja valitut henkilöt ja poista osiot, joita yhdistyksesi säännöt eivät edellytä. Kokouksen kulkua voi tarvittaessa järjestää uudelleen esityslistan mukaiseksi.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.