Seloste käsittelytoimista | GDPR-lomakepohja Word & PDF

Seloste käsittelytoimista on rekisterinpitäjän vastuulla olevien käsittelytoimien dokumentaatio, joka on esitettävä valvontaviranomaiselle pyynnöstä. Se on organisaation sisäinen asiakirja, jota ei ole tarkoitettu julkaistavaksi eikä annettavaksi rekisteröidyille. Selostetta ylläpidetään käsittelytoimi kerrallaan: jokainen erillinen käsittelytoimi kirjataan omalle lomakkeelle tämän mallin mukaisesti.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tarkoitettu rekisterinpitäjille, tietosuojavastaaville ja hallinnosta vastaaville, jotka rakentavat organisaation osoitusvelvollisuuden täyttävää dokumentaatiota. Se sopii yrityksille, yhdistyksille ja säätiöille, joiden on kyettävä osoittamaan valvontaviranomaiselle, mitä henkilötietoja ne käsittelevät ja millä perusteella. Pohja on hyödyllinen erityisesti silloin, kun käsittelytoimia on useita — asiakasrekisteri, henkilöstöhallinto, rekrytointi, kameravalvonta — ja jokaisesta halutaan yhdenmukainen kirjaus. Tämä asiakirja on eri asiakirja kuin tietosuojaseloste: tietosuojaseloste on rekisteröidylle annettava, verkkosivuilla julkaistava informointi, kun taas tämä seloste jää organisaation omaan käyttöön.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 13 osioon, jotka kattavat vaatimusten mukaiset tiedot:

• Asiakirjan luonne ja tarkoitus — selostus siitä, että kyseessä on sisäinen, valvontaviranomaiselle esitettävä asiakirja eikä tietosuojaseloste, sekä laatimispäivä, päivityspäivä, versio ja ylläpidosta vastaava henkilö.
• Rekisterinpitäjän tiedot — rekisterinpitäjän nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot sekä kohdat yhteisrekisterinpitäjälle vastuunjaon perusteineen, edustajalle ja tietosuojavastaavalle.
• Käsittelytoimen yksilöinti — käsittelytoimen numero ja nimi, vastuullinen yksikkö, vastuuhenkilö ja käyttöönottopäivä.
• Käsittelyn tarkoitukset — käsittelyn tarkoitus omin sanoin sekä valintaruudut oikeusperusteelle: sopimus, lakisääteinen velvoite, suostumus, oikeutettu etu, yleistä etua koskeva tehtävä tai elintärkeä etu, ja sovellettava kansallinen säännös.
• Rekisteröityjen ja henkilötietojen ryhmät — kolme rekisteröityjen ryhmää ja arvioitu rekisteröityjen määrä, käsiteltävät henkilötietoryhmät sekä valintaruudut erityisille henkilötietoryhmille, rikostiedoille ja henkilötunnuksen käsittelylle perusteineen.
• Tietojen lähteet — ensisijainen tietolähde ja muut tietolähteet.
• Vastaanottajien ryhmät — vastaanottajaryhmät ja käsittelysopimusten säilytyspaikka.
• Siirrot kolmansiin maihin — valintaruudut sille, tehdäänkö siirtoja, sekä kohdemaa, vastaanottaja ja siirron peruste: riittävyyspäätös, vakiosopimuslausekkeet, yritystä koskevat sitovat säännöt tai muu suojatoimi.
• Säilytysajat ja poistaminen — säilytysajat, poistamisen vastuuhenkilö ja poistamisen tarkastusväli.
• Turvatoimien yleinen kuvaus — valintaruudut teknisille toimenpiteille kuten pääsynhallinta, monivaiheinen tunnistautuminen, salaus, varmuuskopiointi ja lokitus sekä organisatorisille toimenpiteille kuten ohjeet, koulutus, käyttöoikeusmenettely, kulunvalvonta ja alihankkijoiden arviointi.
• Vaikutustenarviointi ja riskit — valintaruudut sille, vaikutustenarvioinnin tarve ja sen suorittaminen, sekä arvioinnin keskeiset havainnot ja riskiä pienentävät toimenpiteet.
• Selosteen ylläpito — seuraava tarkistusajankohta ja selosteen säilytyspaikka.
• Esittäminen valvontaviranomaiselle — toimittamisesta vastaava henkilö ja hänen yhteystietonsa.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Rastita oikeusperuste ja turvatoimet, täytä tietoryhmät ja säilytysajat ja tallenna jokainen käsittelytoimi omaksi tiedostoon. Kun uusi käsittelytoimi otetaan käyttöön, ota pohjasta uusi kopio ja anna sille seuraava numero.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.