Häiriöilmoitus taloyhtiölle – Taloyhtiön lomakepohja Word & PDF

Häiriöilmoitus on asiakirja, jolla taloyhtiön asukas saattaa naapurihäiriön isännöitsijän tai hallituksen tietoon kirjallisesti. Suullinen valitus jää harvoin muistiin; kirjallinen ilmoitus yksilöi tapahtumat päivämäärineen ja kellonaikoineen ja muodostaa sen näytön, jonka varassa yhtiö voi antaa huomautuksen tai varoituksen ja äärimmäisessä tapauksessa harkita huoneiston ottamista yhtiön hallintaan. Pohja sisältää myös yhtiön merkintäosion, joten sama asiakirja toimii ilmoituksena ja käsittelyn kirjauksena.

Kenelle tämä pohja sopii?

Ilmoituksen voi tehdä osakkeenomistaja, vuokralainen tai muu huoneistossa asuva — pohjassa on valintaruudut ilmoittajan asemalle sekä kentät useammalle saman ilmoituksen tekijälle, mikä vahvistaa havaintoja. Pohja sopii melun, toistuvien juhlien, tupakoinnin, hajuhaittojen, lemmikin aiheuttaman häiriön ja yhteisten tilojen luvattoman käytön ilmoittamiseen. Se on hyödyllinen myös vuokranantajalle, joka omistaa huoneiston taloyhtiössä ja haluaa saattaa naapurihäiriön yhtiön käsiteltäväksi. Huomaa, että häiriön aiheuttava asukas ja huoneiston osakkeenomistaja voivat olla eri henkilöitä: pohjassa kysytään erikseen, asuuko huoneistossa osakkeenomistaja itse vai onko huoneisto vuokrattu.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 15 osioon, jotka kattavat häiriön kuvauksesta yhtiön toimenpiteisiin:

• Ilmoituksen tarkoitus — mihin häiriöilmoitusta käytetään ja miksi kirjallinen muoto on tärkeä.
• Ilmoituksen vastaanottaja — yhtiön nimi ja tunnus sekä valinta siitä, toimitetaanko ilmoitus isännöitsijälle vai hallituksen puheenjohtajalle.
• Ilmoittaja — ilmoittajan asema valintaruuduilla, yhteystiedot ja huoneiston numero sekä kentät muille saman ilmoituksen tekijöille.
• Häiriön aiheuttava huoneisto tai tila — huoneiston numero, kerros, asukkaan nimi jos tiedossa, tieto huoneiston hallinnasta ja valintaruudut häiriön tapahtumapaikalle.
• Häiriön laatu — valintaruudut melulle, toistuville juhlille, meluaville töille hiljaisina aikoina, uhkaavalle käytökselle, tupakoinnille, hajuhaitoille, lemmikin aiheuttamalle häiriölle, yhteisten tilojen luvattomalle käytölle ja roskaamiselle sekä tila sanalliselle kuvaukselle.
• Yksilöidyt tapahtumat — taulukko, johon yksittäiset häiriötilanteet kirjataan päivämäärän, kellonajan ja kuvauksen kanssa.
• Toistuvuus ja kesto — milloin häiriö alkoi, viimeisin havainto sekä valintaruudut toistuvuudelle ja tyypilliselle ajankohdalle.
• Häiriön vaikutus — valintaruudut unen häiriintymiselle, etätyön estymiselle, turvattomuuden tunteelle ja huoneiston käytön rajoittumiselle sekä vaikutuksen kuvaus.
• Todisteet ja muut havainnot — käytettävissä oleva näyttö valintaruuduilla, näytön kuvaus ja säilytyspaikka sekä muut havainnon tehneet asukkaat.
• Aiemmat toimenpiteet — mitä ilmoittaja on jo tehnyt asian selvittämiseksi, yhteydenottojen päivämäärät ja niiden tulos.
• Ilmoittajan vaatimus yhtiölle — valintaruudut sille, mitä ilmoittaja pyytää yhtiötä tekemään: selvittämään asian, ilmoittamaan osakkeenomistajalle, antamaan huomautuksen tai kirjallisen varoituksen.
• Ilmoittajan vakuutus ja asiallisuus — vakuutus siitä, että tiedot on annettu oikein ja asiallisesti.
• Allekirjoitukset — allekirjoituskentät kolmelle ilmoittajalle huoneistotietoineen.
• Yhtiön merkinnät — vastaanottopäivä, käsittely hallituksen kokouksessa, yhtiön toimenpiteet valintaruuduilla, toimenpiteiden kuvaus ja päivä, jona ilmoittajalle on vastattu.
• Sovellettava laki — mitä lakia asiaan sovelletaan.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Rastita häiriön laji, täytä tapahtumataulukko heti havainnon jälkeen päivämäärän ja kellonajan kanssa ja merkitse, mitä pyydät yhtiötä tekemään. Täsmällinen tapahtumaluettelo on ilmoituksen tärkein osa — se erottaa dokumentoidun häiriön yleisestä valituksesta.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa, 8 sivua.