Avainten luovutuskuittaus | Asunnon avainten kuittauspohja

Avainten luovutuskuittaus on lyhyt asiakirja, jolla todetaan tarkalleen montako avainta ja kulkutunnistetta on luovutettu, kenelle ja milloin. Se ratkaisee vuokrasuhteen päättyessä tavallisen riidan siitä, kuinka monta avainta alun perin annettiin ja mitä puuttuvista avaimista seuraa. Pohjassa on myös palautusmerkintä, joten sama paperi kulkee mukana vuokrasuhteen alusta loppuun.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tehty vuokranantajalle, isännöitsijälle, kiinteistönhoitajalle ja vuokranvälittäjälle, joka luovuttaa avaimia. Sitä käytetään vuokrasuhteen alkaessa ja päättyessä, lisäavaimen luovutuksessa, lukkosarjan vaihdon jälkeen sekä silloin, kun avaimet annetaan urakoitsijalle, huoltoyhtiölle tai asuntonäyttöä varten — luovutuksen laji rastitetaan pohjan alussa. Pohja on tarkoitettu käytettäväksi vuokrasopimuksen ja muuttotarkastuspöytäkirjan rinnalla, ja se on erityisen tarpeellinen turva-avainjärjestelmissä, joissa avainten teettäminen edellyttää avainkorttia ja lukkosarjan vaihto on kallista.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 12 osioon, jotka kattavat luovutuksen ja palautuksen:

• Kuittauksen tarkoitus — mihin kuittausta käytetään ja valintaruudut luovutuksen lajille.
• Luovuttaja — luovuttajan asema valintaruuduilla sekä nimi, tunnus, osoite ja yhteystiedot.
• Vastaanottaja — vastaanottajan asema, yhteystiedot ja merkintä siitä, mistä asiakirjasta henkilöllisyys on todettu.
• Kohde — huoneiston osoite, numero, rappu, kerros, taloyhtiön nimi sekä vuokrasopimuksen päivämäärä ja vuokrasuhteen alkamis- tai päättymispäivä.
• Luovutetut avaimet — taulukko avainlajeittain, avainten yhteismäärä numeroin ja kirjaimin, avainjärjestelmän tyyppi sekä lukkosarjan tai avainturvakortin tunnus.
• Kulkutunnisteet ja muut luovutetut välineet — luovutetut tunnisteet ja tieto taloyhtiön ovikoodin antamisesta.
• Avaimen katoaminen ja vastuu kustannuksista — miten katoamisesta ilmoitetaan, kenelle ja mitä kustannusvastuusta on sovittu.
• Avainten palauttaminen — palautuksen takaraja, palautuspaikka ja vastaanottaja.
• Luovutushetken merkinnät — luovutuspäivä, kellonaika, paikka sekä merkinnät siitä, tarkastettiinko huoneiston kunto, kirjattiinko mittarilukemat ja kokeiltiinko avainten toimivuus.
• Allekirjoitukset — allekirjoituskentät luovuttajalle ja vastaanottajille päiväyksineen.
• Palautusmerkintä — palautuspäivä, palautettujen avainten ja tunnisteiden määrä, merkintä puuttuvista avaimista, sovitut jatkotoimet sekä molempien osapuolten allekirjoitukset.
• Sovellettava laki — mitä lakia avainten luovutukseen ja vastuuseen sovelletaan.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Tulosta kaksi kappaletta, täytä avaintaulukko luovutushetkellä ja anna toinen kappale vastaanottajalle. Kun avaimet palautetaan, täytä sama lomake loppuun palautusmerkinnän kohdalta — silloin koko avainhistoria on yhdellä paperilla.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa, 6 sivua.