Hallituksen pöytäkirja taloyhtiölle | Taloyhtiön pöytäkirjapohja

Hallituksen kokouksen pöytäkirja on hallituksen päätösten ainoa todiste. Sen allekirjoittavat puheenjohtaja ja vähintään yksi jäsen tai isännöitsijä. Pöytäkirjan painoarvo korostuu, jos päätöstä joudutaan arvioimaan jälkikäteen, esimerkiksi varoitus- tai perintäasioissa. Tämä pohja antaa kokoukselle rungon, jossa vakioasiat on jo kirjattu ja tilaa jää yhtiön omille kohtille.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tehty taloyhtiön hallituksen puheenjohtajalle, jäsenille ja isännöitsijälle. Se sopii sekä pienen yhtiön hallitukselle, jonka pöytäkirjan kirjoittaa maallikko, että isännöintitoimiston hoitaman yhtiön kokoukseen. Pohjassa on varauduttu etäkokouksiin ja jäsenten osittain etäosallistumiseen sekä varajäsenten kutsumiseen poissaolevien tilalle. Osiot on jäsennelty niin, että hallituksen toistuvat asiat, kuten talous ja vastikesaatavat, kunnossapitohankkeet, osakkaiden muutostyöilmoitukset ja huoneistoja koskevat häiriöasiat, löytyvät valmiina kohtinaan.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 17 osioon, jotka kattavat hallituksen kokouksen alusta loppuun:

• Yhtiö ja kokous — yhtiön tiedot, pöytäkirjan numero, päivämäärä, kellonajat, kokouspaikka, kokoustapa sekä kutsun toimituspäivä ja koollekutsuja.
• Läsnäolijat — valittujen ja läsnä olleiden jäsenten lukumäärä, poissaolijat ja heidän tilalleen kutsutut varajäsenet sekä muut läsnäolijat asemineen.
• Kokouksen avaaminen ja päätösvaltaisuus — kokouksen avaaja, puheenjohtaja, pöytäkirjanpitäjä sekä toteamus laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta.
• Esteellisyydet — todetut esteellisyydet, esteellinen jäsen ja asiakohta.
• Esityslistan hyväksyminen ja edellinen pöytäkirja — esityslistan hyväksyminen, lisätyt asiat, edellisen pöytäkirjan hyväksyminen ja avoimet toimenpiteet.
• Talous ja vastiketilanne — seurantajakso, tuotot, kulut, poikkeama talousarvioon, kassatilanne, erääntyneet vastikesaatavat ja päätös perintätoimista.
• Kunnossapito ja korjaushankkeet — hankkeiden käsittely ja valinta siitä, kuuluuko päätös hallituksen toimivaltaan vai yhtiökokoukselle.
• Osakkeenomistajien muutostyö- ja kunnossapitotyöilmoitukset — saapuneet ilmoitukset, asetetut ehdot tai kiellon perustelu sekä nimetty valvoja ja valvontakulut.
• Huoneistoja koskevat asiat, häiriöt ja varoitukset — käsitellyt häiriöasiat ja päätös jatkotoimista, kuten yhteydenotosta, huomautuksesta tai kirjallisesta varoituksesta.
• Yhtiökokouksen valmistelu — kokouksen ajankohta ja paikka, kutsun toimituspäivä, asiakirjojen nähtävilläpito sekä hallituksen selvitysten ja esitysten hyväksyminen.
• Isännöinti, sopimukset ja vakuutukset — isännöinti- ja huoltosopimuksen tilanne, kiinteistövakuutus ja muut käsitellyt sopimukset.
• Muut asiat — kaksi vapaata asiakohtaa päätöksineen.
• Eriävät mielipiteet — eriävän mielipiteen esittäjä, asiakohta ja sisältö.
• Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen — seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka sekä päättymisaika.
• Pöytäkirjan allekirjoitukset — puheenjohtajan sekä pöytäkirjan allekirjoittavan jäsenen tai isännöitsijän allekirjoitukset.
• Osakkeenomistajan tiedonsaanti — päätökset, joista annetaan tieto osakkeenomistajalle, ja tiedon antamisen päivämäärä.
• Sovellettava laki — mitä lakia hallituksen kokoukseen ja pöytäkirjaan sovelletaan.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Käytä pohjaa samalla esityslistana: täytä kokouksen tiedot etukäteen, kirjaa päätökset kokouksen aikana ja tulosta pöytäkirja allekirjoitettavaksi. Kohdat, joita kokouksessa ei käsitelty, voi poistaa ennen tulostusta.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.