Yhtiökokouksen pöytäkirja — Pöytäkirjamalli Word & PDF

Yhtiökokouksen pöytäkirja on asiakirja, johon kirjataan osakeyhtiön yhtiökokouksessa tehdyt päätökset. Pohja on rakennettu varsinaisen yhtiökokouksen esityslistan mukaan: kokouksen avaamisesta ja järjestäytymisestä tilinpäätöksen vahvistamiseen, voiton käyttämiseen, vastuuvapauteen sekä hallituksen ja tilintarkastajan valintaan. Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain, ja pöytäkirja on se asiakirja, jolla kokouksen päätökset osoitetaan jälkikäteen.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tarkoitettu osakeyhtiöiden hallituksille, toimitusjohtajille ja kokouksen sihteereille, jotka valmistelevat varsinaisen yhtiökokouksen tai ylimääräisen yhtiökokouksen. Se sopii sekä muutaman omistajan yhtiöön että yhtiöön, jossa on useita osakkeenomistajia ja tarve ääniluettelolle. Pöytäkirjaa tarvitaan kirjanpitoaineiston liitteeksi, tilintarkastajalle ja usein myös rahoittajille. Jos yhtiössä on vain muutama omistaja eikä kokousta haluta pitää lainkaan, vaihtoehtona on osakkeenomistajien yksimielinen päätös; hallituksen omat päätökset taas kirjataan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu kuuteentoista osioon, jotka seuraavat varsinaisen yhtiökokouksen kulkua:

• Yhtiö ja kokous — yhtiön nimi, Y-tunnus ja kotipaikka, pöytäkirjan numero, kokouspäivä ja kellonajat, kokouspaikka tai etäosallistumisen tapa sekä tilikausi, jota kokous koskee.
• Kokouksen avaaminen — kokouksen avaaja sekä kokouskutsun toimituspäivä ja toimitustapa.
• Puheenjohtajan, sihteerin ja tarkastajien valinta — puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastaja ja ääntenlaskijat.
• Laillisuus ja päätösvaltaisuus — valintaruudut sille, todettiinko kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi vai esitettiinkö laillisuudesta huomautus.
• Ääniluettelo ja läsnäolijat — edustettuna olleet osakkeet ja äänet, osuus yhtiön kaikista osakkeista prosentteina sekä muut läsnä olleet kuten hallitus, toimitusjohtaja ja tilintarkastaja.
• Esityslistan hyväksyminen — kokouksen esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi.
• Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esittäminen — tilikausi, taseen loppusumma, tilikauden tulos sekä tilintarkastuskertomuksen päiväys ja lausunto.
• Tilinpäätöksen vahvistaminen — valintaruudut vahvistamiselle esitetyssä muodossa tai vahvistamatta jättämiselle sekä päätöksen lisätiedot.
• Taseen osoittaman voiton käyttäminen — valintaruudut osingonjaolle tai tuloksen siirtämiselle voittovarojen tilille sekä osinko osaketta kohden, kokonaismäärä, täsmäytyspäivä, maksupäivä ja jakoon käytettävät varat.
• Vastuuvapaus — valintaruudut vastuuvapauden myöntämiselle kaikille tilivelvollisille tai sen rajaamiselle sekä perustelut.
• Hallituksen jäsenten palkitseminen ja valinta — puheenjohtajan ja jäsenen palkkiot, kokouspalkkiot ja kulukorvaukset sekä hallituksen jäsenten lukumäärä ja kokoonpano.
• Tilintarkastajan valinta ja palkkio — valintaruudut tilintarkastajan valinnalle tai valitsematta jättämiselle, tilintarkastajan ja päävastuullisen tilintarkastajan nimet sekä palkkion peruste.
• Muut yhtiöjärjestyksen mukaiset asiat — kaksi vapaata kohtaa asialle ja päätökselle.
• Äänestykset ja eriävät mielipiteet — äänestysten kirjaaminen sekä eriävä mielipide ja sen esittäjä.
• Kokouksen päättäminen — kokouksen päättymisaika ja pöytäkirjan nähtävilläolopaikka.
• Allekirjoitukset — puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjan tarkastajan allekirjoitukset.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Rastita tilinpäätöstä, osingonjakoa ja vastuuvapautta koskevat päätökset, täytä luvut ja päivämäärät ja poista kohdat, joita kokouksessa ei käsitelty. Ylimääräiseen yhtiökokoukseen voi jättää tilinpäätöstä koskevat osiot pois.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.