Tietosuojaseloste — Verkkosivun mallipohja Word & PDF

Tietosuojaseloste on asiakirja, jolla kerrotaan rekisteröidyille, mitä henkilötietoja käsitellään, mihin tarkoitukseen ja millä perusteella, kuinka kauan tietoja säilytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on. Tämä pohja on kirjoitettu julkaistavaksi: se on tarkoitettu vietäväksi verkkosivustolle, eikä sitä allekirjoiteta. Teksti on valmiiksi muotoiltu rekisteröidylle puhuttelevaan sävyyn, joten sitä ei tarvitse kirjoittaa uudelleen ennen julkaisua.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja sopii verkkosivuston tai verkkokaupan ylläpitäjälle, yksinyrittäjälle, yhdistykselle ja pk-yritykselle, joka kerää asiakkaiden, verkkosivuston kävijöiden, työnhakijoiden tai yhteistyökumppanien henkilötietoja. Sitä käytetään silloin, kun sivustolla on oltava tietosuojaseloste ja se halutaan saada kuntoon ilman erillistä konsulttia. Pohja on hyödyllinen myös silloin, kun olemassa oleva seloste on vanhentunut ja se halutaan uusia kattavammaksi. Huomaa, että tietosuojaseloste on eri asiakirja kuin seloste käsittelytoimista: seloste käsittelytoimista on organisaation sisäinen, valvontaviranomaiselle esitettävä dokumentaatio, jota ei julkaista.

Mitä pohja sisältää?

Seloste on jaettu kahteentoista osioon, ja jokainen kohta on kirjoitettu valmiiksi hakasulkeissa oleviksi täydennysmerkinnöiksi, jotka korvataan omilla tiedoilla:

• Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot — yrityksen nimi, Y-tunnus ja osoite, tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot sekä erikseen poistettava kappale tietosuojavastaavasta.
• Mitä tietoja käsittelemme — käsiteltävien henkilötietoryhmien ja rekisteröityjen ryhmien kuvaus.
• Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella — käsittelyn tarkoitukset ja niitä vastaavat käsittelyperusteet.
• Mistä tiedot saadaan — tietolähteet eli mitä rekisteröity itse antaa ja mitä kerätään muualta.
• Tietojen luovuttaminen ja vastaanottajat — kuvaus siitä, kenelle tietoja luovutetaan ja mitä palveluntarjoajia käytetään.
• Siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle — mahdolliset siirrot kolmansiin maihin ja niiden suojatoimet.
• Kuinka kauan säilytämme tietoja — säilytysajat tietoryhmittäin ja poistamisen periaatteet.
• Tietojen suojaaminen — tekniset ja organisatoriset suojatoimet yleisellä tasolla.
• Evästeet — verkkosivuston evästeiden käyttö ja niiden hallinta.
• Sinun oikeutesi — rekisteröidyn oikeudet ja se, miten niitä käytetään sekä miten asia voidaan saattaa valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.
• Automaattinen päätöksenteko — tieto siitä, tehdäänkö automaattisia päätöksiä tai profilointia.
• Selosteen muuttaminen — selosteen päivittäminen ja muutoksista tiedottaminen.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Seloste täydennetään Wordissa, Google Docsissa tai LibreOfficessa: hakasulkeissa olevat kohdat korvataan omilla tiedoilla, tarpeettomat kohdat poistetaan ja puuttuvat lisätään. Kursiivilla merkityt ohjeet poistetaan ennen julkaisemista. Valmis teksti kopioidaan verkkosivustolle omalle sivulleen — tätä asiakirjaa ei allekirjoiteta.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.