Hallituksen kokouksen pöytäkirja | Pöytäkirjapohja Word & PDF

Hallituksen kokouksen pöytäkirja on asiakirja, jolla osakeyhtiön hallitus kirjaa kokouksessa tekemänsä päätökset. Pöytäkirjaan merkitään kokouksen koolle kutsuminen, läsnäolijat ja päätösvaltaisuus, käsitellyt asiat perusteluineen ja päätöksineen sekä mahdolliset esteellisyydet ja eriävät mielipiteet. Juuri tätä asiakirjaa pankit, rahoittajat ja viranomaiset pyytävät todisteeksi siitä, että päätös esimerkiksi lainanotosta, tilin avaamisesta tai nimenkirjoitusoikeudesta on tehty asianmukaisesti.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tarkoitettu osakeyhtiöiden hallitusten jäsenille, puheenjohtajille ja kokousten sihteereille. Se sopii sekä säännöllisiin kokouksiin, joissa seurataan taloutta ja tehdään juoksevia päätöksiä, että yksittäisiin päätöksiin, joista tarvitaan ote ulkopuoliselle taholle. Pohja soveltuu myös yhtiöihin, joissa hallituksen päätöksiä tehdään ilman varsinaista kokousta, sillä siinä on erillinen kohta päätöstavan merkitsemiseen. Yhtiökokoukselle kuuluvat asiat, kuten tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaus, kirjataan sen sijaan yhtiökokouksen pöytäkirjaan.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu kolmeentoista osioon, jotka kattavat kokouksen kulun ja päätösten kirjaamisen:

• Yhtiö ja kokous — yhtiön nimi, Y-tunnus ja kotipaikka, pöytäkirjan numero, edellisen pöytäkirjan numero ja päiväys, kokouspäivä ja kellonajat sekä kokouspaikka tai etäosallistumisen tapa.
• Kokouksen koolle kutsuminen — koollekutsuja sekä kutsun toimituspäivä ja toimitustapa.
• Läsnäolijat — valittujen hallituksen jäsenten kokonaismäärä, läsnä olleet jäsenet ja estyneet jäsenet esteen syineen.
• Kokouksen päätösvaltaisuus — valintaruudut sille, todettiinko kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi vai esitettiinkö päätösvaltaisuudesta huomautus.
• Puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastaja — kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastaja.
• Esityslista ja edellinen pöytäkirja — esityslistan muutokset sekä edellisen kokouksen toimenpiteiden tilanne.
• Käsitellyt asiat ja päätökset — kolme valmista asiakohtaa, joissa kussakin on otsikko, selostus ja esitys sekä erikseen kirjattava päätös.
• Talouden ja valvonnan seuranta — katsauskausi, liikevaihto, tulos ja kassatilanne euroina sekä havainnot ja toimenpiteet.
• Esteellisyydet — esteellinen jäsen ja asia, jonka käsittelyyn hän ei ole osallistunut.
• Huomautukset ja eriävät mielipiteet — huomautuksen tai eriävän mielipiteen esittäjä sekä asia ja huomautuksen sisältö.
• Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen — seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka sekä kokouksen päättymisaika.
• Päätös ilman kokousta — valintaruudut sille, onko kyseessä kokouksessa tehty päätös vai ilman kokousta tehty hallituksen päätös.
• Allekirjoitukset — puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjan tarkastajan allekirjoitukset.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Kopioi asiakohta niin monta kertaa kuin kokouksessa on käsiteltäviä asioita, kirjoita päätökset omin sanoin ja rastita päätöstapa. Talouden seurannan osion voi poistaa kokouksista, joissa lukuja ei käsitellä.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa.