Yhtiökokouksen pöytäkirja | Taloyhtiön pöytäkirjapohja Word & PDF

Yhtiökokouksen pöytäkirja on asiakirja, johon asunto-osakeyhtiön kokouksen päätökset kirjataan. Se on osakkeenomistajien nähtävillä pidettävä asiakirja ja käytännössä ainoa todiste siitä, mitä kokouksessa päätettiin ja millä äänin. Tämä pohja etenee varsinaisen yhtiökokouksen asiajärjestyksessä kokouksen avaamisesta pöytäkirjan nähtävilläpitoon, joten yksikään pakollinen kohta ei jää käsittelemättä.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tehty taloyhtiön hallitukselle, isännöitsijälle ja kokouksen pöytäkirjanpitäjälle. Se sopii varsinaiseen yhtiökokoukseen, ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja jatkokokoukseen — kokouksen laji rastitetaan pohjan alussa. Pohjassa on huomioitu myös nykyaikaiset osallistumistavat: kokous kokouspaikalla, etäosallistuminen tietoliikenneyhteydellä, kokous ilman kokouspaikkaa yhtiöjärjestyksen sen salliessa sekä ennakkoäänestys. Pohja on hyödyllinen erityisesti pienessä taloyhtiössä, jossa pöytäkirjan laatii osakkeenomistaja itse ilman ammatti-isännöitsijän tukea.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu 22 osioon, jotka noudattavat yhtiökokouksen asiajärjestystä:

• Yhtiö ja kokous — yhtiön tiedot, kokouksen laji, pöytäkirjan numero, päivämäärä, kellonajat, tilikausi sekä kokouspaikka ja osallistumistapa.
• Kokouksen avaaminen — kuka avasi kokouksen ja missä asemassa.
• Kokouksen puheenjohtajan valinta — puheenjohtajaksi valittu.
• Pöytäkirjanpitäjän, pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskijoiden valinta — valitut henkilöt tehtävittäin.
• Ääniluettelo ja läsnäolijat — läsnä olleet osakkeenomistajat, edustetut osakkeet, äänimäärä sekä isännöitsijä, hallituksen jäsenet ja tarkastajat.
• Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus — kutsun toimituspäivä ja -tapa, asiakirjojen nähtävilläpito ja toteamus laillisuudesta.
• Esityslistan hyväksyminen — hyväksyttiinkö esityslista kutsun mukaisena vai tehtiinkö siihen muutos.
• Tilinpäätöksen ja tarkastuskertomusten esittäminen — tilikauden tulos, taseen loppusumma sekä esitetyt kertomukset ja niiden huomautukset.
• Hallituksen selvitys tulevasta kunnossapitotarpeesta — selvityksen esittäminen ja kirjaaminen.
• Hallituksen selvitys suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä — tehdyt työt ja tietojen toimittaminen eteenpäin.
• Tilinpäätöksen vahvistaminen — vahvistettiinko tilinpäätös ja perustelu.
• Taseen osoittaman voiton käyttäminen — päätös voiton käsittelystä.
• Vastuuvapaudesta päättäminen — vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle sekä mahdollisen äänestyksen tulos.
• Talousarvio ja yhtiövastikkeen määrä — talousarviokausi, hoito- ja rahoitusvastike, vesimaksu, autopaikkamaksu ja vastikkeiden voimaantulopäivä.
• Hallituksen jäsenten valinta ja palkkiot — valitut jäsenet, puheenjohtaja sekä palkkiot ja kokouspalkkio.
• Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan valinta — valitut tarkastajat, sijaiset ja palkkiot.
• Muut kokouskutsussa mainitut asiat — kolme valmiiksi jäsenneltyä asiakohtaa päätöksineen ja äänestystuloksineen.
• Kokouksessa esitetyt kysymykset ja huomautukset — osakkeenomistajien kysymykset ja niihin annetut vastaukset.
• Kokouksen päättäminen — kellonaika, jolloin puheenjohtaja päätti kokouksen.
• Pöytäkirjan allekirjoitukset — puheenjohtajan, pöytäkirjanpitäjän ja pöytäkirjantarkastajan allekirjoitukset.
• Pöytäkirjan nähtävilläpito — nähtävilläpitopaikka, alkamispäivä ja jäljennöksestä perittävä maksu.
• Sovellettava laki — mitä lakia kokoukseen ja pöytäkirjaan sovelletaan.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Valintaruudut toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Täytä kokouksen tiedot etukäteen, kirjaa päätökset kokouksen kuluessa rastittamalla ja tulosta pöytäkirja allekirjoitettavaksi. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa käsittelemättä jäävät kohdat voi poistaa ja numeroinnin päivittää.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. A4-koossa, 10 sivua.