Yhtiökokouksen valtakirja – Tulostettava mallipohja

Yhtiökokouksen valtakirja on selkeä asiakirjapohja, jolla osakkeenomistaja valtuuttaa asiamiehen edustamaan itseään yhtiökokouksessa. Pohja kattaa kaikki tarvittavat tiedot valtuutuksen antamisesta äänestysohjeisiin ja sopii niin varsinaisiin kuin ylimääräisiinkin yhtiökokouksiin. Valtakirjassa voi määritellä valtuutuksen laajuuden, antaa yksityiskohtaiset äänestysohjeet ja rajata voimassaolon haluamallaan tavalla.

Kenelle tämä pohja sopii?

Pohja on tarkoitettu osakkeenomistajille, jotka eivät pääse osallistumaan yhtiökokoukseen henkilökohtaisesti ja haluavat valtuuttaa asiamiehen edustamaan itseään. Se sopii niin yksityishenkilöille kuin yrityksillekin, jotka omistavat osakkeita osakeyhtiössä. Pohja on käytännöllinen myös asunto-osakeyhtiöiden osakkeenomistajille, jotka tarvitsevat valtakirjan taloyhtiön kokoukseen. Valtakirjaa voi käyttää sekä yksittäisessä kokouksessa että useammassa kokouksessa sovitun voimassaoloajan puitteissa.

Mitä pohja sisältää?

Pohja on jaettu selkeisiin osioihin, jotka ohjaavat valtuutuksen täyttämisessä:

• Valtuuttaja (osakkeenomistaja) — nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköposti.
• Valtuutettu (asiamies) — valtuutetun nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot sekä varavaltuutetun tiedot siltä varalta, että ensisijainen valtuutettu on estynyt.
• Yhtiö — yhtiön nimi, Y-tunnus ja kotipaikka.
• Osakeomistus — osakkeiden lukumäärä, osakkeiden numerot, osakelajit ja äänimäärä yhteensä.
• Yhtiökokous — valintaruudut kokouksen tyypille (varsinainen, ylimääräinen tai kaikki kokoukset tiettynä aikana) sekä kokouspaikka ja -aika.
• Valtuutuksen laajuus — valintaruudut yleisvaltuutukselle ja rajoitetulle valtuutukselle, sekä rajoitetun valtuutuksen yksilöidyt asiat.
• Äänestysohje — valtuuttajan ohjeet äänestämiseen kokouksen esityslistan asioissa, sisältäen taulukon tyypillisistä päätöskohdista kuten tilinpäätös, vastuuvapaus, hallituksen valinta ja osingonjako.
• Erityiset ohjeet — vapaamuotoinen kenttä valtuuttajan lisäohjeille.
• Valtuutuksen voimassaolo — valintaruudut voimassaolon rajaukselle: yksittäinen kokous, mahdollinen jatkokokous tai kaikki kokoukset tiettyyn päivään saakka.
• Muotovaatimukset — tiedot valtakirjan muotovaatimuksista ja hyväksyttävistä toimitustavoista.
• Allekirjoitus — valtuuttajan allekirjoitus, nimenselvennys, päiväys ja paikka.

Helppo muokata omiin tarpeisiin

Pohjassa on valintaruutuja, jotka toimivat Wordissa, Google Docsissa ja LibreOfficessa. Täytä omat tiedot, valitse kokouksen tyyppi ja äänestysohje, ja valtakirja on käyttövalmis. Täyttäminen onnistuu muutamassa minuutissa. Voit tulostaa valtakirjan allekirjoitettavaksi tai lähettää sen sähköisesti yhtiön ilmoittamaan osoitteeseen ennen kokousta. Äänestysohjetaulukko helpottaa yksityiskohtaisten äänestysohjeiden antamista jokaisesta kokouksen asialistalla olevasta asiasta.

Muoto ja laajuus

Ladattavissa Word-tiedostona (.docx) ja PDF-muodossa. 4 sivua, A4-koossa.